Que sont les tables personnalisées, et pourquoi ça devrait vous intéresser?

En tant que technologie, les tables personnalisées sont supportées dans Act! depuis la version 2008 SP3.  Toutefois, malgré qu’elles sont disponible depuis un certain temps, seulement une minorité d’utilisateurs Act! en connaissent l’existence – et encore moins les utilisent.  Alors que sont les tables personnalisées, et pourquoi ça devrait vous intéresser?

Afin d’apprécier ce que les tables personnalisées peuvent offrir, il faut d’abord comprendre ce que Act! est sans elles.

Sans y faire de personnalisation, Act! est composé de tables pour les contacts, société, groupes et opportunités, et pour la plupart des utilisateurs Act! c’est là que les données sont stockées.  Pour la majorité, cette structure de données est suffisante lorsqu’il ne s’agit que de sauvegarder des informations telles des dates d’anniversaire et autres informations générales de contact.

Données transactionnelles

Pour certains utilisateurs Act!, toutefois, ce type de structure rigide est trop limitatif, alors que les contacts, groupes et sociétés ne supportent pas les « données transactionnelles ».  Afin d’illustrer l’importance de cette distinction, imaginez avoir  un champ dans votre base de données pour la « dernière vente ».  La donnée de ce champ serait toujours écrasée lors de la prochaine « dernière vente », rendant alors très complexe la création d’historique, voir même les vues de rapport impossibles.

Afin d’illustrer un contraste encore plus complexe entre les données rigides et les données transactionnelles, je vais utiliser l’exemple de deux courtiers hypothécaires – un utilisant les champs de contact pour stocker les détails d’hypothèques de ses clients, et l’autre utilisant les tables personnalisées.  Nous aurions tout aussi bien pu utiliser l’exemple de conseillers financiers gérant des polices d’assurance, un vendeur automobile gérant une flotte de véhicules, mais l’exemple du courtier hypothécaire vous sera facile à comprendre.  Chaque courtier aura un onglet dans sa base de données Act! dédié aux hypothèques, et chaque solution permettra plusieurs hypothèques par client.

Scenario #1 – Données hypothécaires dans les champs de contact

Le premier courtier organise ses données comme dans l’illustration ci-dessous, avec des champs de contact pour chaque prêteur hypothécaire, date de début, taux d’intérêt, valeur du prêt, date de maturité, le tout organisé d’une façon agréable en rangées et colonnes.  À première vue, cette mise en place semble intuitive et organisées, avec la possibilité d’avoir jusqu’à quatre (4) hypothèques par contact.  En fait… ce n’est pas le cas.

1. Illustration montrant l’entrée des hypothèques dans la table de contact:

Le problème avec cette solution c’est que Act! est un CRM « centré sur le contact », et vous force ainsi à travailler avec les données d’hypothèque comme celles-ci sur la base contact par contact, et contrairement aux apparences, ne supporte pas plus d’une hypothèque par contact, et certainement pas une 5^ième hypothèque dans tous les cas.

Par exemple, si le premier courtier devait faire une recherché sur un contact en particulier et voir ses hypothèques individuelles, cette solution fonctionne bien, mais si ce même courtier avait à sortir un rapport de l’ensemble des hypothèques qu’il gère, ou la valeur totale de celles-ci, le résultat serait incomplet et erroné.  Le problème est que peu importe quel champ il interroge, ou quel niveau de complexité son critère de recherche dynamique sera, les résultants seront limités aux « contacts avec hypothèques », alors que la recherche sortira un certain nombre de contacts et non un certain nombre d’hypothèques.  En d’autres mots, la recherche ne sortira jamais un nombre plus grand que le nombre de contacts dans la base de données, même si il y avait plus d’hypothèques.

De plus, après avoir passé plusieurs heures à entrer les données d’hypothèques dans sa base de données Act!, ce courtier ne peut pas effectuer une recherche adéquate de quelque champ d’hypothèque qu’il utilise, car il a été plus attiré par la façon dont les données sont présentées que sur le fonctionnement de celles-ci.  La dure vérité est que pour avoir des rapports fonctionnels à 100%, il devra créer un nouveau contact pour chaque hypothèque, créant ainsi plusieurs doublons.  Échanger un problème pour un autre n’est pas une solution.

Scenario #2 – Données hypothécaires dans une table personnalisée

Comparons maintenant le destin du 2ième courtier, qui a entré ses données hypothécaires dans des tables personnalisées comme dans l’illustration ci-dessous.  Dans cette base de données, chaque ligne de données représente une transaction individuelle, et chacune d’elle s’ouvre dans un formulaire (illustration #3) lorsqu’on veut voir le détail.  Chaque donnée relative à l’hypothèque se retrouve dans ce formulaire pour chacune des hypothèques, et il est maintenant simple de sortir des rapports.

2. Illustration de données hypothécaires dans une table personnalisée:

3. Illustration du formulaire de saisie de données pour chaque hypothèque.  

Les tables personnalisées permettraient au courtier #2 de cliquer sur le bouton « hypothèques » dans la barre de navigation de gauche pour afficher l’ensemble des transactions passées et présentes, et lui permettre de les filtrer dans une vue de liste selon n’importe quel critère désiré.  Comme l’illustration ci-dessous le démontre, il pourrait même y inclure des calculs, sommaires, et même exporter les données vers Excel en un clic, ce que les champs de contacts ne permettent pas de faire.

Veuillez cliquer ICI pour une démonstration vidéo (en anglais) de 5 minutes sur ce scenario.

Dans les faits, les champs de contacts n’ont jamais été conçus pour supporter les données transactionnelles.  Voilà pourquoi les tables personnalisées sont beaucoup plus efficaces, flexibles, et robustes pour le supporter.

Alors que sont exactement les tables personnalisées?

Une table personnalisée et une sous-entité dans votre base de données, attachée aux Contacts, Sociétés, Groupes et/ou Opportunités.  Ces sous-entités créent une relation « un à plusieurs » sous chacune de ces tables primaires, créant une fonctionnalité de type tableur sous chacune d’elle.  Contrairement aux tableurs, cependant, chaque ligne représente un ensemble de données autonome qui peut être lié à un ou plusieurs contacts, sociétés, groupes ou opportunités, et peut aussi être réassigné à d’autres après leur création au besoin. 

Dans une vue de liste, les tables personnalisées ressemblent à un tableur à l’intérieur d’un onglet de votre base de données, où vous pouvez stocker un nombre infini de données transactionnelles.  Chaque fois que vous ajoutez des détails pour un nouveau type de donnée (que ce soit des hypothèques, polices d’assurances, véhicules, pièces d’équipement), cliquez sur « Ajouter » dans la barre d’outils de cet onglet, et un formulaire de saisie de présente vous permettant d’entrer l’ensemble des données pour cette entité personnalisée.  Lorsque vous cliquez sur « sauvegarder et fermer », ceci ajoute une ligne supplémentaire à votre tableur, et ce processus peut être répété aussi souvent que désiré.

Cette entité personnalisée peut aussi être simultanément liée à la société du contact, vous permettant de consulter les données au niveau du contact, et aussi retrouver les données cumulées au niveau de la société.  Par exemple, vous pourriez garder la trace des machines que vous avez vendu à différents contacts de la société, et alors pivoter à la société pour vous l’ensemble des machines vendues à cette société en une seule vue.  Très puissant !

Un peu plus au sujet des tables personnalisées:

• Les tables personnalisées fonctionnent sous toutes les versions de Act! – Pro, Premium et Web
• Créez un nombre illimité d’enregistrements fonctionnels dans des onglets “un à plusieurs” pour les contacts, sociétés et groupes dans Act!
• Les tables personnalisées font partie de votre base de données, et se synchronisent sans problème sur les postes des utilisateurs à distance
• Convertissez une recherche d’une table vers une recherche de contact, société ou groupe
• Cliquez sur un élément de la liste de votre table pour afficher la vue de détails
• Vous permet de fusionner vers Word ou un courriel à partir d’une recherche de table personnalisée
• Recherche à partir des tables et filtres pour des résultats de recherche supérieurs
• Cliquez sur l’entête d’une colonne pour trier ou filtrer la vue de liste
• Voyez les champs relatifs à la table personnalisée côte à côte dans la même vue
• Créez des recherches robustes et appliquez des filtres selon une période de dates
• Exécutez des calculs avancés parmi les champs et dans la vue de liste
• Créez des activités ou historiques basés sur les champs de la table personnalisée
• Exportez les vues de liste vers Microsoft Excel.
• Fusionnez n’importe quel champ, incluant les champs de tables personnalisées, dans Microsoft Work ou Outlook
• Associez des tables à l’intérieur d’autres tables pour étendre encore plus les capacités de Act!

Ceci était la première partie sur les tables personnalisées.  Restez à l’écoute pour les prochains article3s et vidéos sur la gestion des filtres, calculs, et groupes avec les tables personnalisées.