Beaucoup de petites entreprises ou d’entreprises en démarrage choisissent de partager les accès à leurs CRM (outil de gestion de la relation client) pour économiser. Ça peut sembler une bonne idée au départ, mais cette pratique peut nuire à votre efficacité, à la qualité de vos données, à l’engagement de vos employés…et même à vos relations avec vos clients.
Voici pourquoi cette fausse économie peut finir par vous coûter bien plus cher.
1 - Perte de responsabilité et de clarté
Un CRM garde une trace de qui a parlé à quel client, à quel moment, et de quoi. Si plusieurs personnes utilisent le même accès :
- Impossible de savoir qui a fait quoi.
- Les erreurs sont plus difficiles à corriger.
- Difficile de féliciter ou d’encadrer les bons ou mauvais comportements.
- Les suivis peuvent être oubliés, car chacun pense que l’autre s’en est occupé.
Tout devient flou, et la communication avec les clients en souffre.
2 - Données moins fiables
Quand plusieurs employés partagent un compte :
- Les notes et activités ne sont pas clairement associés à une personne.
- Les rapports deviennent inexacts.
- Impossible de savoir qui travaille bien ou qui a besoin d’aide.
- Les journaux de modification ne servent plus à grand-chose.
Des données peu fiables mènent à de mauvaises décisions, ce qui peut nuire à vos ventes et à votre service.
3 - Moins de fonctions utiles
Les CRM offrent souvent des fonctions personnalisées selon l’utilisateur :
- Tableaux de bord adaptés
- Tâches et rendez-vous individuels
- Suivis automatiques
- Gestion des ventes par personne
Quand tout le monde utilise le même accès, ces fonctions deviennent inutilisables. Vous perdez du temps au lieu d’en gagner.
4 - Risques de sécurité
Partager un compte peut aussi être risqué :
- Impossible de savoir qui accède à quoi.
- Si quelqu’un quitte l’entreprise, il faut changer le mot de passe pour tout le monde.
- Vous pourriez enfreindre des lois sur la protection des données.
- Vous devez parfois donner trop de droits à des employés non formés.
Et si quelqu’un télécharge des données sans permission, ça peut causer de gros problèmes.
5 - Moins de productivité
Quand plusieurs utilisent le même compte :
- Les sessions se ferment ou se bloquent.
- Les notifications sont manquées.
- L’interface devient mêlante.
- Les gens arrêtent d’utiliser certaines fonctions.
- Ils reviennent à Excel ou Outlook, ce qui fait perdre du temps.
Résultat : frustration, perte de temps…et moins de revenus.
6 - Moins de soutien technique
Le soutien offert par les fournisseur de CRM est souvent lié aux comptes individuels. Si vous partagez les accès :
- Le soutien peut être refusé.
- La formation de devient mois efficace
Finalement, vous payez pour un outil que vous ne pouvez pas bien utiliser, juste pour économiser quelques dollars.
Résumé
Partager un compte CRM peut sembler une bonne façon d’économiser, mais les pertes cachées – en temps, en efficacité, en sécurité et en ventes – peuvent être bien plus importantes que les économies faites.
Mieux vaut investir dans le bon nombre de licences pour votre équipe. Vous leur offrirez les bons outils pour travailler efficacement et faire avancer votre entreprise dans la bonne direction.
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