Formation en ligne, webinaires interactifs, événements de réseautage virtuels…ces formats sont devenus essentiels pour les entreprises d’aujourd’hui. Ils permettent de se connecter facilement avec son public, de partager du savoir et de générer des prospects qualifiés. Mais derrière chaque événement réussi se cache un bon plan – et surtout, les bon outils pour le réaliser.
Si vous utilisez déjà Act! Advantage, vous avez une longueur d’avance. Cette plateforme CRM inclut un module de gestion d’événements complet, sans frais supplémentaires, conçus pour simplifier chaque étape de vos webinaires.
Voici comment organiser un webinaire en ligne de façon efficace, et comment Act! Advantage peut vous aider à chaque étape :
1. Simplifiez la planification
Organiser un webinaire, ça veut dire jongler avec plusieurs éléments : planification, inscriptions, invitations, rappels, suivis, etc. Grâce au système intégré d’Act! Advantage, tout se regroupe dans un seul et même flux de travail. Par exemple, vous pouvez :
- Planifier l’événement directement dans Act!
- Créer des pages d’inscription personnalisées à votre image
- Gérer automatiquement les réponses et envoyer les liens de participation
- Programmer des rappels et courriels de suivi pour maximiser la présence.
Résultat : aucun besoin d’utiliser des outils externes, et moins de risques d’oublis ou d’erreurs.
2. Gagnez du temps avec l’automatisation
Les tâches manuelles ralentissent votre équipe et créent des incohérences. Avec Act! Advantage, les processus clés sont automatisés pour plus d’efficacité :
Les événements sont programmés automatiquement ou importés avec les bon paramètres- Les nouveaux inscrits s’ajoutent directement au CRM, et les fiches existantes sont mises à jour
- Les liens de participation sont envoyés seulement au courriels vérifiés, avec invitation au calendrier
- Les rappels et séquences de courriels partent automatiquement
- Les suivis post-événement sont planifiés pour garder l’intérêt et obtenir les meilleures résultats
- Vous pouvez copier des événements pour les réutiliser facilement
Tout est centralisé dans Act!, donc moins de saisie répétitive et plus de temps pour offrir une expérience de qualité.
3. Réduisez les coût sans sacrifier la qualité
La majorité des plateformes de webinaires coûtent entre 150 $ et 250 $ par mois, souvent sans intégration CRM. Avec Act! Advantage, vous pouvez utiliser un outil plus abordable (comme GoToMeeting) tout en accédant à des fonctionnalités de niveau webinaire. Vous pouvez aussi :
- Réduire vos frais d’hébergement de 50 à 90%
- Éviter de payer pour des fonctions en double
- Garder toutes vos données au même endroit
- Profiter d’une intégration CRM complète
4. Stimulez l’intérêt avec des pages d’inscription personnalisées
La première impression compte. Avec les gestion d’événements dans Act! Advantage, créez des pages d’inscription visuellement attrayantes qui reflètent votre marque. Partagez-les ensuite sur votre site web, vos réseaux sociaux ou via le marketing intégré d’Act!. Et ce n’est pas tout : 
- Joignez des documents utiles à votre événement
- Faites la promotion de vos prochains événements
- Offrez aux participants la possibilité de réserver une rencontre individuelle (les liens de calendrier sont inclus avec Act! Advantage)
Ces fonctionnalités vous aident à attirer des participants et à maintenir leur engagement du début à la fin.
5. Analysez vos résultats pour vous améliorer
Act! Advantage vous donne une vue en temps réel sur la performance de vos événements grâce à un tableau de bord clair :
- Nombre d’inscriptions en direct
- Taux d’engagement
- Activités de suivis en cours
Ces données vous permettent d’ajuster votre stratégie, de mieux cibler vos efforts et de faire grandir vos prochains événements.
6. Offrez une expérience fluide aux participants
Une bonne expérience, c’est que vos participants retiendront. Avec Act!, ils reçoivent :
- Une confirmation d’inscription automatique
- Des rappels ponctuels
- Une invitation à ajouter l’événement à leur calendrier
- Les détails de l’événement et du contenu de suivi
- Des liens utiles vers d’autres ressources, si disponibles
Tout est pensé pour que vos participants restent informés et engagés tout au long du parcours.
7. Utilisez vos données pour vos campagnes futures
Toutes les données liées à l’événement s’enregistrent automatiquement dans Act! :
- Les contacts sont classés dans des groupes liés à l’événement
- Chaque interaction est liée à l’activité correspondante
- Ils sont prêts à être intégrés à vos futures campagnes avec le marketing automation dans Act!
Ainsi, chaque, événement nourrit vos objectifs à long terme en marketing et en ventes.
En conclusion
organiser un webinaire performant ne devrait pas être compliqué. Avec les bon outils, comme la gestion d’événements intégrée à Act! Advantage, vous pouvez simplifier votre organisation, réduire vos coûts et offrir une expérience professionnelle qui donne des résultats concrets.
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