Lorsque les entreprises ou les professionnels de service commencent leur activité, la tentation d’utiliser Outlook comme plus qu’un outil de messagerie est parfaitement compréhensible. Après tout, Outlook comprend une liste de clients et un calendrier qui convient à la plupart des besoins de base des gens. Le truc avec l’utilisation de Outlook n’est pas d’éviter de commencer avec, mais de savoir quand arrêter.

Outlook n’est pas un CRM, c’est une application de messagerie, donc d’une perspective de vente et de service, il n’est pas la meilleure solution. Pour ceux qui utilisent Outlook comme un CRM, considérons les limites suivantes :

1. Rapports : comme Outlook ne vous permet pas d’enregistrer le résultat d’une réunion, il est impossible de rendre compte de vos interactions avec les clients potentiels. Par exemple, avez-vous communiqué avec la personne que vous avez appelée ou avez-vous laissé un message? Combien d’appels avez-vous reçus la semaine dernière par rapport à la semaine précédente? Quand avez-vous rencontré un client potentiel pour la dernière fois?
2. Outils de pipeline : Outlook n’a jamais été conçu comme un outil de vente, alors il est irréaliste de s’attendre à ce que des fonctionnalités comme un pipeline de ventes suivent les opportunités d’affaires. Les outils de pipeline vous permettent de consigner et de planifier des suivis pour les responsables commerciaux, ainsi que de calculer et de déclarer leur valeur estimée. Sans ces outils, les utilisateurs sont limités aux suivis de calendrier seulement.
3. Intégrations : l’intégration de services en ligne comme les formulaires Web et les services de prise de rendez-vous est délicate, car la plupart des versions de Outlook n’ont pas d’API avec laquelle s’intégrer. Avec un CRM moderne comme Act! , vous pouvez avoir des services en ligne directement dans votre CRM avec des suivis automatiquement programmés et d’autres déclencheurs. Outlook ne peut recevoir que des courriels de ces services en ligne.
4. Soumissions : la plupart des entreprises vendent des produits et / ou des services, qui exige l’envoi de soumissions aux prospects. Si vous utilisez Outlook comme votre CRM, vous êtes probablement obligé d’utiliser MS Word ou Excel comme outil soumission. Cliquez ICI pour savoir les quatre raisons pour éviter d’utiliser ces programmes comme outil de soumission.
5. Marketing : tout le monde veut générer plus de ventes, mais si les sources en ligne n’alimentent pas Outlook, vous êtes probablement forcé d’utiliser le marketing par courriel. Outlook peut être bien pour envoyer des courriels individuels, mais pas pour vos campagnes marketing. Par exemple, Outlook n’a pas d’outils de conformité, ce qui signifie que vous seriez immédiatement en violation de la CAN-SPAM Act pour ne pas avoir un lien de refus, et vous pourriez également affecter votre réputation d'expéditeur ou être mis sur la liste noire.
   Outlook a les quatre autres limites suivantes pour l’emarketing :
   • N’a pas de concepteur de courriel approprié
   • Ne peut pas être configuré pour les campagnes de goutte à goutte, ou toute autre fonction automatisée
   • N’a pas de commentaires sur les clics, les opt-outs, ou des rapports d’aucune sorte.
   • Pas d’outils avancés comme le marketing dynamique, les pages de destination ou les suppressions côté serveur
6. Segmentation : un bon CRM vous permet de segmenter vos contacts par industrie, statut, valeur, emplacement, vous le nommez. Cela est non seulement utile pour le marketing, mais pour comprendre vos données et vos contacts. Un planificateur financier qui ne peut pas regrouper ses clients actuels ou éventuels en fonction de leur valeur ou de leur profession n’a pas grand-chose à leur offrir en matière de renseignements.
7. Personnalisation : l’utilisation d’un produit qui supporte aucun champ ou la personnalisation de la mise en page est non seulement démodé, il est limitatif. Pour qu’un CRM soit utile, il doit s’adapter aux besoins des utilisateurs, et ce niveau de personnalisation n’est pas supporté dans Outlook.
8. Partage de données : sauf si vous avez investi dans une version groupware de Outlook Exchange, le calendrier et les données de contact ne sont pas partageables. Et si vous avez cette configuration, reportez-vous aux points précédents pour savoir pourquoi ne pas utiliser Outlook en tant que CRM.

L’utilisation de Outlook pour plus que ce qui était prévu peut sembler un gain de temps au début, mais continuer trop longtemps peut vous coûter plus de temps et de frais de conversion que vous économisez. C’est pourquoi nous recommandons de choisir un produit comme le CRM Act! qui n’a aucune des limites énumérées ci-dessus, et peut vous aider à faire croître votre entreprise pour seulement $30/mois. Act! comprend le marketing automation, la capacité d’ajouter facilement des utilisateurs, et des modules complémentaires puissants qui peuvent intégrer des services en ligne et appliquer des thèmes spécifiques à l’industrie au besoin. Est-ce vraiment la peine de limiter la croissance de votre entreprise pour ces petites économies - même au début? Pensez-y.