Le CRM et la gestion de projet sont deux des plus grandes catégories de logiciels d’affaires, et nous sommes heureux d’annoncer que la prochaine version de QuickTasks (prévue pour le 15 juin) sera le premier produit à combiner ces deux catégories de productivité d’entreprise ensemble.

À ce jour, QuickTasks (QT) a été utilisé comme solution de gestion des tâches intégrée à Act! via le WebAPI, K-API et le SDK. Cette intégration a permis aux utilisateurs d’exporter des tâches de QT vers Act! et de les lier à des fins de suivi. Les tâches pourraient être assignées au même utilisateur, ou à d’autres, puis facilement faire le suivi de ces tâches dans Act! et QT.

Bien que Act! soit un produit multi-utilisateurs, permettant d’assigner des tâches de QT à un ou plusieurs utilisateurs, QuickTasks lui-même était un produit mono-utilisateur. Nous savions que si nous intégrons QT dans la gestion de projet, nous devrions soit complètement réécrire QuickTasks, ou l’intégrer étroitement dans un produit ‘’MP’’ puissant qui pourrait supporter la fonction multi‑utilisateurs, les graphiques de Gantt, les objectifs, les rapports, et plus encore.

Étant donné que nous possédions Webplanner.com, une solution de gestion de projet en ligne, la décision était facile. Pourquoi ne pas intégrer ces deux programmes ensemble, permettre la collaboration en ligne et offrir les outils de planification dont nous avons besoin, tout en assurant l’intégration avec Act!.

Et c’est ce que nous avons fait. (pour en savoir plus sur Webplanner, visitez www.Webplanner.com).

Les utilisateurs actuels de QuickTask continueront d’utiliser le produit comme outil de gestion des tâches, mais ceux qui souhaitent collaborer avec d’autres utilisateurs peuvent maintenant exporter une ou plusieurs tâches de QuickTasks vers Webplanner, et soit créer de nouveaux projets ou les lier à des projets existants. La clé ici est que les tâches sont ‘’liées’’ , ce qui signifie que si elles sont modifiées ou effacées dans un programme, elles sont mises à jour dans l’autre.

Pourquoi les lier ensemble?

Nous collaborons avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de notre groupe d’utilisateurs CRM, et pour travailler efficacement avec tout le monde, nous avions besoin d’un outil de planification en ligne qui est bien intégré, facile à utiliser, supporte la collaboration en ligne, et qui fonctionne sur toutes les plateformes – les ordinateurs Mac et les appareils mobiles. Webplanner fait tout ça!

Pour mieux soutenir cette intégration, nous avons dû apporter des changements significatifs à QuickTasks et Webplanner.

• Ajout des champs ‘’Coûts’’ et ‘’Durée’’ à QuickTasks afin de mieux représenter les données des rapports et de planification dans Webplanner.com.
• Ajout du support de contacts, par lequel un ‘’groupe’’ sélectionné de contacts dans Act! peuvent être téléchargés dans QuickTasks , comme dans notre solution mobile Handheld Contact. En ajoutant des contacts à QuickTasks, les tâches ne sont plus limitées aux utilisateurs de Act! .
• Webplanner supporte maintenant le même téléchargement des contacts de Act!

En ajoutant des contacts de Act! à QuickTasks et Webplanner, les tâches peuvent inclure n’importe quel contact dans votre CRM. Il suffit de créer une tâche, de la lier à un contact, de l’exporter vers Webplanner, de convertir ce contact en "assigné" et de l’inviter à rejoindre votre projet en ligne en tant que collaborateur. C’est aussi simple que ça! et rejoindre un projet en ligne dans Webplanner est gratuit pour vos invités.

Accomplissez vos tâches à la vitesse de la pensée avec QuickTasks. Convertissez ces tâches rapidement en un projet dans Webplanner, puis collaborez avec vos contacts de Act!. C’est la puissance de combiner ces trois programmes ensemble.

Voici comment ces trois programmes fonctionnent ensemble:

• Créez une tâche dans QuickTasks et ajoutez-y tous les détails appropriés.
• Sélectionnez la tâche et cliquez sur l’icône Webplanner dans la barre de navigation.
• Cliquez sur OK, puis vous verrez apparaître la fenêtre de transfert qui comprend une liste déroulante des contacts assignés. Auparavant, cette liste déroulante incluait uniquement les utilisateurs de Act! mais maintenant ce seront les contacts de votre groupe sélectionné dans Act!.
• Ce champ sera doté d’une fonction d’auto-complétion pour trouver rapidement les contacts et les utilisateurs, et il permettra de sélectionner un ou plusieurs contacts au besoin.
• Une fois les contacts appropriés sélectionnés, cliquez sur Envoyer, et QuickTasks se connectera à l’API de Webplanner, puis vous invitera à assigner la tâche sélectionnée à un projet existant, ou à en créer un nouveau, puis à les assigner. L’utilisateur fait la sélection appropriée, et la tâche est envoyée à Webplanner et supprimée de QuickTasks
• Pour surveiller la progression de cette tâche de projet nouvellement exportée, il suffit d’aller à l’onglet de suivi dans QuickTasks. Toutes les tâches exportées vers Act! & Webplanner seront listées ici, avec des icônes au début de chaque ligne désignant le programme vers lequel ils ont été exportés.
• Sous cet onglet, il y aura également deux options de ‘’mise à jour’’, l’une pour WebPlanner et l’autre pour Act!. Cliquez sur l’une de ces options et vous serez connecté à l’API du programme approprié pour récupérer les mises à jour. Les éléments effacés dans Webplanner ou Act! seront ensuite effacé dans QuickTask avec l’actualisation, et les mises à jour des tâches de projet dans Webplanner téléchargeront ensuite ces mises à jour dans QuickTasks.
• Inversement, toute tâche supprimée sous l’onglet de suivi dans QuickTasks sera automatiquement effacée dans le programme correspondant.