Nous avons tous préparé une soumission dans Word ou Excel parce qu’ils sont facilement accessibles et comprends plusieurs modèles prêts à utiliser. Le problème est que lorsque cette méthode devient une pratique quotidienne, cela peut s’avérer beaucoup plus d’un obstacle qu’une aide.

Voici les quatre principales raisons pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser MS Word ou Excel pour vos soumissions:

Aspect professionnel: les documents Excel ou Word représentent mal votre entreprise et donnent aux prospects l’impression que vous utilisez les moyens les moins chers possible. Comparez cela aux belles soumissions préparées par un programme comme Link2quotes.

Rappelez-vous, vous ne vendez pas seulement des produits et des services, mais l’entreprise elle-même, et les fichiers MS Word et Excel ne font pas grand-chose pour inspirer confiance aux prospects.

Économie de temps: un programme de soumission professionnelle offre un accès facile aux produits, aux prix et aux autres ressources de présentation, et permet généralement de préparer plus facilement et plus rapidement une soumissions par rapport aux méthodes manuelles comme Excel ou Word.

La plupart des systèmes de soumission qui sont intégrés à votre CRM créent également les opportunités automatiquement pendant que vous préparez la soumission, de sorte que vous avez un pipeline plus complet lorsque vous avez terminé. La création de soumission avec Excel ou Word signifie généralement que vous devez dupliquer tous les renseignements sur le produit et les prix dans une opportunité dans votre logiciel CRM par la suite.

Dans les cas où le représentant des ventes est assez diligent pour le faire, il oublie souvent de fermer les opportunités après la vente, laissant le pipeline plein de données expirées.

Meilleure productivité: un programme de soumission devrait vous donner une visibilité sur vos indicateurs de performance clés (KPIs), les gains par rapport aux pertes, les totaux de soumissions, les totaux pondérés, les recettes projetées, la valeur moyenne des transactions, et ainsi de suite. Il est également utile pour suivre les progrès vers le quota, et encourager la compétition amicale entre les représentants des ventes.

Ressources partagées: l’utilisation de méthodes manuelles comme Word et Excel oblige tous les représentants des ventes à trouver leurs propres sources de données, modèles, descriptions de produits, prix, courriels de présentation, etc. Cela peut sembler simple, mais un tel processus manuel et non structuré rend en fait plus difficile la formation des nouveaux représentants des ventes, ce qui entraîne des retards dans leur productivité et plus d’erreurs.

Un bon programme de soumission devrait fournir les outils suivants:

• Une base de données de produits pour trouver facilement le prix et la description des articles
• Aide contextuelle dans le programme
• Intégration CRM pour ajouter les informations de contact dans la soumission et attacher tout l’historique de la soumission à l’opportunité
• Voir tous les soumissions en un seul endroit et planifier des suivis individuels ou par lots sur ces soumissions
• Comprend des modèles de soumissions, des images, des vidéos et des lettres de motivation par courriel qui facilitent et accélèrent l’apprentissage, l’utilisation et l’adaptation au processus de création de la soumission
• fonctionne n’importe où et sur n’importe quel appareil. Link2quotes est un service en ligne qui permet de créer, suivre et gérer vos soumissions depuis un PC, un Mac, une tablette ou même un téléphone.

Si vous êtes un utilisateur de Act! n’hésitez pas à utiliser Link2quotes, le seul programme de soumission créé exclusivement pour vous!