En mai 2015, Swiftpage (et Sage avant eux) ont vendu Act! comme une licence perpétuelle, c’est-à-dire que les clients ont payé un prix en leur clouant au sol jusqu’à ce qu’un problème de compatibilité surgisse ou que de nouvelles fonctionnalités les attirent pour ensuite les obliger à mettre leur logiciel à niveau. Act! a introduit l’abonnement annuel pour réduire les coûts et éviter les dépenses récurrentes, et plusieurs mentionnent que c’est plus facile à budgéter. Bien que plusieurs aiment posséder le logiciel, l’abonnement réduit plusieurs barrières à l’entrée. Par exemple, les coûts sont plus pratiques à gérer sur une base annuelle et plus facile à radier à des fins fiscales.

Cependant, bien que l’industrie du CRM/GRC se dirige vers la direction d’abonnement, certains clients gardent en mémoire la mentalité des 30 dernières années de toujours « posséder » leur logiciel. Je comprends bien la notion de « posséder versus louer » (comme je le fais bien avec les voitures), mais ce n’est plus un moyen attrayant d’acquérir Act! et d’ailleurs pour tout autre logiciel CRM.

Voici les points à considérer si vous comptez acheter une licence perpétuelle versus adhérer à un abonnement annuel Act :

• Le coût des licences perpétuelles : Vous êtes « hors-plan » lorsque vous avez acheté des licences perpétuelles. C’est-à-dire que vous étiez auparavant en abonnement, mais vous avez choisi de prendre sa perpétuité. Le coût pour l’ajout d’une licence est maintenant 1050 US (prix courant). Ce qui équivaut 3.5 fois le prix de notre promotion « Winback », ou encore plus de 3 ans d’abonnement pour une licence de version Growth Suite Professional.
• Les licences perpétuelles non-supportés : Tous les clients possédant une version antérieure qui n’est pas supportée ne sont plus éligibles d’acheter une licence supplémentaire – à aucun prix. Lire davantage sur la politique d’obsolescence (en anglais)  en cliquant ICI De ce fait, vous détenez une version non supportée avec aucun correctif et non achetable. Par exemple, Act! v19 est devenue officiellement obsolète le 30 novembre 2019, mais elle a été retirée du marché en fin septembre. Ce qui signifie que si vous avez besoin d’une licence additionnelle de la version 19, ce n’est plus possible. Imaginez que vous utilisez un CRM pour développer votre entreprise, mais vous apprenez qu’il n’est plus possible d’agrandir votre équipe en raison de mauvaises décisions d’achat. En dépit de penser d’économiser plus en possédant la licence, vous êtes maintenant obligé de mettre à niveau l’ensemble des licences de toutes l’équipe vers une version supportée. Il ne s’agit clairement pas d’une stratégie de croissance.
• Licences perpétuelles supportées : Détenir une version supportée tout en étant perpétuelle peut sembler plus facile, mais demeure pénible. Chaque nouvel utilisateur coutera 1050 US la licence (prix courant) tout en sachant qu’elle aura un cycle de vie limitée (lire sur la politique d’obsolescence ci-dessus)
• Capsule temporelle: Si l’on considère la durée de vie ainsi que le coût d’une licence perpétuelle, elle n’est pas du tout « perpétuelle » à moins que vous imaginiez votre entreprise dans une capsule témoin. Certes, le logiciel continuera de fonctionner sans frais supplémentaires, mais l’investissement ne prend pas en charge les modifications de votre équipe et celles de votre environnement informatique, tels que les nouvelles versions de Windows ou Office. Par exemple, Windows 7, SQL 2008 et le Serveur 2008 ont récemment été dépréciés par Microsoft (Lire plus) et la mise à niveau d’une seule licence pourrait compromettre l’utilisation continue des anciennes versions de Act! Voici quelques scénarios pouvant affectés ces versions :

- Act! v17 ou antérieur n’est pas compatible avec Windows 10
- Act! v16 ou antérieure n’est pas compatible avec SQL 2014
- Act! 2012 ou antérieure ne supporte pas Windows Server 2012

D’autres facteurs non liés au coût de la licence :

• Support : Tous les abonnés de Act! sont éligibles au support (niveau 1) de Swiftpage, mais les clients qui détiennent des licences perpétuelles n’ont aucun support. Le support Swiftpage n’est donc pas disponible pour les clients non abonnés détenant une licence perpétuelle.
• Fonctionnalités perdues : En plus d’être omis des nouvelles versions de Act, vous perdez l’accès aux nouvelles fonctions disponibles uniquement pour les abonnés. Par exemple, Act! Marketing Automation, la gestion dynamique de votre pipeline de vente commercial, Act! Insights, Act! Connect, Act! Companion et les connectivités avec Zapier. De plus, vous manquez la possibilité d’utiliser nos modules complémentaires tels que Book2act, Act4mail, Webplanner et Handheld Contact API. Le WebApi soutiendra également les futures programmes de Swiftpage comme Nexus (leur prochaine application Web).

Bref, personne n’aime les coûts annuels répétitifs, mais limiter le potentiel de la croissance de votre entreprise en fermant ses yeux sur les fonctionnalités d’un logiciel CRM peut vous amener vers une stratégie peu pratique et une vision myope. En refusant les options de productivité d’un CRM, vous finirez par dépenser plus à court ou à long terme.