Les version Desktop de QuickBooks ont longtemps été synonymes de rapidité et de familiarité. Mais avec la hausse des couts et l’évolution des besoins des entreprises, les solutions en ligne deviennent de plus en plus incontournables.
Cette transition permet notamment de réduire considérablement les demandes répétitives de rapports et de simplifier la gestion quotidienne.
Les défis de la migration
Lors du passage de QuickBooks Desktop (QBD) vers QuickBooks Online (QBO), plusieurs obstacles apparaissent :
- Perte des modèles et rapports personnalisés
- Écrans et onglets différents, processus modifiés
- Fonctions attendues, comme le calcul natif des commissions absentes
Ces changements nécessitent de revoir les processus et d’adopter de nouvelles méthodes pour accomplir les tâches habituelles.
Réapprendre les workflows
Il est essentiel de ne pas chercher à utiliser QBO comme QBD. Les anciennes habitudes peuvent ralentir le travail et générer de la frustration.
La plupart des tâches nécessitent d’être abordées différemment : la recherche de clients, factures ou commandes se fait désormais directement depuis la barre de recherche, et les opérations comme la fusion des articles ou clients s’exécutent instantanément, sans passer par des modes spécifiques.
Avec l’adoption de ces nouveaux workflows, les utilisateurs constatent rapidement un gain d’efficacité et une simplification des opérations quotidiennes.
Une plateforme moderne
QBO offre une meilleure intégration avec les services bancaires et les applications tierces, ains qu’une API Web fonctionnelle et puissante.
Contrairement à QBD, qui nécessite des configurations locales complexes, QBO permet d’accéder aux intégrations depuis n’importe où, ce qui simplifie la maintenance et augmente la flexibilité.
L’accès partagé aux données est également facilité : plusieurs utilisateurs peuvent consulter QuickBooks directement, sans envoyer de fichiers PDF par courriel. Cette fonctionnalité réduit considérablement le temps consacré aux demandes répétitives de rapports.
Économie et rationalisation
QBO est également plus économique :
- Licences
- Serveurs et infrastructure réseau
- Solutions d’accès à distance
Les couts associés à QBD augmentent, rendant l’argument « le Desktop coûte moins cher » moins pertinent.
Une réalité du marché
Les développeurs de QuickBooks ou Act! investissent la majorité de leurs ressources dans leurs solutions en ligne. Les versions Desktop existent toujours, mais elles sont maintenues pour une base d’utilisateurs décroissante et ne sont pas conçus pour l’avenir.
Les logiciels Desktop restent rapides et familiers, mais les solutions en ligne représentent la direction vers laquelle se dirigent la majorité des entreprises.
Une transition inévitable
Maintenir une infrastructure Desktop – ainsi qu’un réseau couteux uniquement pour permettre l’accès a distance a des technologies plus anciennes – reflète une approche qui attient ces limites.
La transition vers les solutions en ligne comporte des défis : ce n’est pas une solution parfaite, et des ajustements sont nécessaires en cours de processus. Mais une fois la transition complétée, il devient clair que les plateformes en ligne offrent plus de flexibilité, de productivité et de simplicité pour les entreprises modernes.
