Êtes-vous prêt? 

Les contrevenants à la LCAP (Loi C-28) pourraient faire face à des accusations criminelles et civiles, ainsi qu’à des pénalités pouvant atteindre 10 millions de dollars.

Le 1er juillet 2014, le gouvernement canadien a mis en vigueur la Loi Canadienne Anti-Spam (LCAP ou Loi C-28) qui fut de loin la plus agressive dans le monde pour combattre les pourriels.  LCAP amena le fardeau d’inclure des mécanismes de « désabonnement » aux campagnes de marketing par courriel (CANSPAM ACT 2013) vers une nouvelle obligation d’obtenir le « consentement » avant envoi (LCAP  2014), menaçant les contrevenants avec des pénalités sans précédent.

LCAP fut introduit en trois phases, et a pris effet ainsi :

• 1er juillet 2014: Les provisions de La Loi Canadienne Anti-Pourriel entrent en vigueur et le début de la période transitoire de trois (3) ans.
• 15 janvier 2015: Les règles de consentement et d’avertissement s’étendent à l’installation de logiciels informatiques et le début de la période transitoire de trois (3) ans pour ces logiciels informatique débute.
• 1er juillet 2017: Le droit privé d’action prend force, la période de transition pour les messages électroniques commerciaux se termine et la période de révision obligatoire pour LCAP sera déclenchée.

En 2014, le principal aspect de la LCAP était qu’il fallait obtenir une permission “explicite” des destinataires, incluant un processus de confirmation “double opt-in” ou vous aviez besoin d’une permission “implicite” pour envoyer des courriels.

Les permissions implicites étaient généralement déterminées selon le fait que vous ayez fait affaire avec le destinataire dans les 24 derniers mois, ou qu’il y ait eu des échanges de communications dans le passé.  Les règles explicites/implicites était assez nébuleuses, mais étaient conçues pour permettre une transition raisonnable permettant aux entreprises d’obtenir un consentement « explicite » des membres de leurs listes de distribution sur une période de trois (3) ans – qui se termine dans quelques mois.

PÉNALITÉS POUR LA NON-CONFORMALITÉ

Oui, il ne reste que six mois à la période de transition de trois ans, et la plupart des entreprises canadiennes ne sont pas préparés à cette dernière étape de la LCAP prenant effet le 1^er juillet 2017.   Les organisations non conformes risquent de sérieuses pénalités, incluant des charges criminelles, charges civiles, et responsabilité personnelle pour les dirigeants, avec pénalités pouvant atteindre jusqu’à 10 millions de dollars.

QUE PEUVENT FAIRE LES ENTREPRISES CANADIENNES POUR SE PRÉPARER À LA LCAP?

Oui, ces pénalités sont sévères, mais vous pouvez prendre les premiers pas pour assurer la conformité de votre entreprise, et minimiser les risques de contraventions.   Bien que les étapes requises puissent être différentes d’une organisation à l’autre, les entreprises canadiennes devraient suivre celles-ci afin de se préparer à la LCAP:

• Identifier les canaux utilisés pour l’envoi de messages électroniques (Autrement dit, est-ce que vous envoyez les courriels de l’interne ou est-ce que vous utilisez un service externe de courriels ou de messagerie texte).
• Assurez-vous que vos messages contiennent les éléments requis pas la LCAP (le nom de l’expéditeur, compagnie, adresse postale et soit un numéro de téléphone ou un site web ou il sera possible de rejoindre un agent pour plus d’informations.  Il faut aussi inclure le nom de toute tierce partie responsable de l’envoi, et une option de désabonnement gratuite)
• Affirmer que vous avez conservé une trace du consentement explicite ou implicite, et si ce n’est pas le cas, développer un plan pour obtenir le consentement.
• Déterminer comment la conformité LCAP sera gérée (CRM, systèmes TI, formation du personnel et programmes de sensibilisation)
• Conserver une trace, car la LCAP prévoit une défense “due diligence”
• En autres mots, ayez un CRM, ayez un service eMarketing, et ayez un plan en place pour votre entreprise.

Si vous lisez cet article, vous avez probablement déjà le CRM Act!, et vous connaissez certainement le service Act! eMarketing de Swiftpage – qui vous place dans une bonne position sur deux des trois points requis.  La troisième partie, par contre, est un peu plus complexe.  Elle implique le développement d’un plan pour obtenir le consentement « opt-in » de centaines, voir milliers de vos contacts; recueillir ces consentements d’une façon conforme pour les exigences LCAP; et sauvegarder cette information dans votre base de données Act! afin de vous protéger d’éventuelles vérifications légales.

Il ne s’agit pas de tâches faciles, particulièrement lorsque nous considérons que la plupart des PMEs au Canada n’ont pas les moyens d’engager une équipe de téléphonistes ou commis d’entrée de données pour gérer ce processus, et encore moins de façon rapide et sur base de confiance.

Non, pour rendre ce “plan” efficace, il doit s’exécuter rapidement, facilement, et de façon économique.  Voilà pourquoi nous avons le plaisir de vous annoncer l’arrivée du nouveau programme  “Act4LCAP” – une application unique et un service en ligne vous permettant d’automatiser l’intégration de la conformité LCAP à votre logiciel Act! sans effort.

ALORS QU’EST-CE QUE “ACT4LCAP”?

Act4LCAP (Loi Canadienne Anti-Pourriel) est une application et un service en ligne, développé par Keystroke, délivrant des demandes de consentement par courriel, enregistrant la réponse des répondants dans une base de données en ligne, et synchronisant par la suite ces réponses dans votre base de données Act! en un seul clic. 

Une fois votre base de données Act! mise à jour avec les préférences d’abonnement de votre contact, vous pouvez facilement créer vos nouveaux groupes marketing avec Act!, incluant ce consentement, et avoir la confiance d’avoir fait tout ce qui est raisonnable afin de respecter les exigences de la LCAP en cas de poursuite.

Il ne prend que quelques minutes pour mettre en place, et même un utilisateur Act! novice peut le faire lui-même.  Aucune expérience de code HTML, de publipostage, ou de Outlook requise.  Le plus important, c’est que c’est disponible dès le début janvier 2017, laissant six (6) mois à nos clients pour rendre leur entreprise prête pour la dernière étape de l’implémentation de leur « plan » LCAP.

Les étapes de mise en place Act4LCAP sont les suivantes::

• Installer et activer le logiciel Act4LCAP
• Entrer vos paramètres courriel dans le logiciel
• Act4LCAP créé le champ et le menu déroulant requis dans votre base de données Act!
• Réviser et modifier l’exemple de lettre de consentement
• Activer votre compte Act4LCAP en ligne où vos réponses de contacts seront sauvegardées
• Envoyer le courriel en un clic
• Cliquer sur le bouton de synchronisation de Act4LCAP pour mettre à jour votre base de données avec la réponse de consentement en ligne fournie par vos contacts.
• Rincer et répétez aussi souvent que désiré !

C’est aussi simple que ça, et Act4LCAP ne coûte que 200$ USD par année, avec seulement un abonnement requis par base de données, peu importe le nombre d’utilisateurs dans votre base de données.

REGARDEZ NOTRE VIDÉO SUR "ACT4CASL"

Veuillez noter, Keystroke n’est pas qualifié pour vous donner des conseils légaux, alors chaque personne est responsable de vérifier ses propres démarches de conformité LCAP (veuillez consulter le site www.fightspam.gc.ca pour en savoir plus).

• Date de sortie Act4LCAP: 6 Janvier 2017
• Minimums requis: Act! v16, Internet Explorer 10 ou version récente de Firefox ou Chrome
• Coût: 200$ USD/année/base de données

Si vous avez des questions au sujet de Act4LCAP, veuillez nous contacter par courriel Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou appelez notre numéro local 514-666-7587 et il nous fera plaisir de répondre à vos questions.  Apprenez-en plus à http://www.keystroke.ca/fr/nos-applications/act4products/act4lcap.