Ce que la politique de stockage d’Act! signifie pour votre entreprise
Si vous utilisez Act! Premium Cloud ou Act! Advantage, il est important de comprendre comment fonctionnent les limites de stockage – et surtout, comment Act! applique une politique de stockage déjà existante de façon plus stricte à l’avenir.
Ce blogue explique ce qui change, ce qui ne change pas, et ce que vous pouvez faire pour garder le contrôle de vos coûts.
La bonne nouvelle : il n’y a pas de mauvaises surprises si vous planifiez à l’avance, et les nouveaux clients ou ceux qui reviennent disposent d’une année complète pour optimiser leur base de données avant l’application de frais de dépassement.
Pourquoi des limites de stockage existent
Les abonnements Act! Cloud inclut une quantité définie de stockage sécurisé dans le nuage (AWS – Amazon Web Services) afin d’assurer des performances optimales, des sauvegardes fiables et la conformité.
Avec le temps, les bases de données peuvent augmenter en taille en raison de :
- Pièces jointes volumineuses (PDF, images, devis, etc.) stockées dans les documents ou l’historique
- Historique de courriels enregistrés en fichiers MSG contenant des pièces jointes ou des images
- Fichiers inactives ou doublons
- Notes et historiques de courriels accumulés au fil des années
La politique de stockage Act! offre des tarifs très compétitifs et assure une utilisation équitable ainsi que la stabilité du système pour tous les clients.
Stockage inclus selon le type d’abonnement Act!
Chaque abonnement Act! comprend une généreuse allocation de stockage de base :
- Act! Premium Cloud ou Act! Advantage Standard : 15 Go inclus
- Act! Advanatge Progessional : 25 Go inclus
- Act! Advantage Ultimate : 35 Go inclus
Si votre base de données reste dans ces limites, aucun frais additionnel ne s’applique.
Comment les frais de dépassement sont facturés (si applicable)
Si un compte dépasse son espace de stockage inclus, Act! facture les dépassements par blocs de 5 Go, avec des tarifs réduits selon l’utilisation :
- 1-5 blocs = 48 $ par bloc / année
- 6-10 blocs = 36 $ par bloc / année
- 11 blocs et plus = 24 $ par bloc / année
Les frais de dépassement sont calculés au prorata, ce qui signifie que si vous dépassez votre limite en cours de terme, vous ne payez que pour la période pendant laquelle vous dépassiez la limite. Cela vous donne de la flexibilité et du temps pour réduire votre utilisation avant le renouvellement.
Mise à jour importante sur l’application de la politique
(Bonne nouvelle pour les clients!)
Voici le point le plus important : tous les nouveaux clients et ceux qui reviennent à Act! ne seront pas facturés pour les dépassements se stockage durant leur première année.
Cette politique existe afin de :
- Donner 12 mois pour analyser et nettoyer les données
- Éviter les frais inattendus au renouvellement
- Encourager une meilleure gestion des données
Les frais de dépassement s’appliquent uniquement au premier renouvellement si l’utilisation dépasse la limite incluse. Considérez cette période comme une période d’exemption, et non une pénalité.
Comment vérifier votre utilisation actuelle du stockage
Pour consulter votre espace de stockage :
- Connectez-vous à act.com
- Cliquez sur l’icône de compte en haut à droite
- Sélectionnez “Mon compte”
Une vérification régulière – surtout avant un renouvellement – peut vous aider à éviter des frais inutiles.
Conseils pour réduire l’utilisation du stockage
Si votre base de données approche de la limite, voici quelques façons courantes de libérer de l’espace :
- Supprimer les bases de données supplémentaires (archives inutiles)
- Retirer les pièces jointes orphelines à l’aide de notre outil gratuit
- Supprimer les pièces jointes obsolètes ou en double
- Stocker les fichiers volumineux à l’extérieur (SharePoint, OneDrive, Google Drive) et conserver les liens dans Act !
- Archiver ou supprimer les contacts et sociétés inactifs
- Utiliser l’outil “ Supprimer les anciennes données ” dans APC pour nettoyer les anciennes notes, historiques, documents, résultats de campagnes et activités complétées qui n’apportent plus de valeur à votre entreprise (voir l’image à droite)
En tant que revendeur d’Act!, nous pouvons vous aider à analyser votre base de données et identifier des gains rapides pour réduire le stockage – souvent sans perte d’information importante. En fait, plusieurs clients ont réduit leurs coûts de 50 à 70% simplement en supprimant des bases de données inutiles.
Veuillez noter que les résultats peuvent ne pas être visibles immédiatement, car la page https://myaccount.act.com/billing se met à jour une fois par semaine (dimanche soir). Vous verrez donc la nouvelle utilisation lundi.
À noter : les abonnés à Orange care bénéficient d’un service gratuit pour réduire l’espace inutilisé dans leur base de données.
Conclusion
Il ne s’agit pas d’un nouveau frais, mais bien de l’application d’une politique déjà existante, mise en œuvre de façon claire et équitable.
Avec des limites transparentes, une facturation au prorata, des tarifs réduits selon l’utilisation et une année complète avant toute facturation, les clients gardent un contrôle total sur leur stockage et leurs coûts.
Si vous avez des questions sur votre utilisation ou vos options, n’hésitez pas à nous contacter. Nous pouvons analyser votre situation, comparer les options et trouver la meilleure solution. Une planification proactive maintenant peut permettre d’économiser et d’améliorer les performances plus tard.
