La fonctionnalité de société faisant partie de Act! est une façon efficace de mettre à jour un ou plusieurs contacts par les champs liés, tout en améliorant de façon significative la façon dont les entreprises gèrent leurs données CRM.  Pour les utilisateurs Act!, le problème avec cette fonctionnalité c’est que Act! est un CRM centré sur les contacts, ce qui veut dire que les enregistrements de contact tendent à être plus utilisés que les sociétés, et sont par le fait même plus à jour que la sociétés à laquelle ils sont liés.

Comment ça se fait ?

Les utilisateurs Act! ont historiquement été plus orientés B2C (business to customer), ce qui veut dire que la plupart des nouvelles données sont lues ou écrites sur la fiche du contact, et non sur les fiches de société auxquelles ils sont liés.  Nous pouvons débattre du mérite de cette approche, mais c’est historiquement de cette façon que la plupart des utilisateurs Act! ont fonctionné.  Si vous pensez aux industries utilisant le plus Act!, on y retrouve d’ailleurs des conseillers financiers, courtiers immobiliers, courtiers hypothécaires, travaillant tous avec leurs clients au niveau du contact.

Liens de la table de la société
Alors pourquoi devrions-nous utiliser la fonctionnalité des sociétés? Le lien Contact-Société de Act! peut être très efficace lorsque vous avez plus d’un contact pour une même société dans votre base de données, car il peut appliquer des mises à jour de société à tous les contacts liés pour une meilleure uniformité des données.  Le lien Contact-Société a d’autres avantages, comme l’agrégation de l’ensemble des historiques, notes, et opportunités des contacts sous la société, mais la mise à jour des contacts liés est la fonctionnalité qui semble être la plus appréciée de tous.  Par exemple, lorsqu’une société déménage, un changement au niveau de la société met à jour l’ensemble des adresses des contacts liés à cette société – sauvant du temps et produisant de meilleurs données.

Pourquoi c’est important pour les tables personnalisées

Cette fonctionnalité de sociétés a maintenant une nouvelle utilité pour les utilisateurs Act! avec la venue des tables personnalisées dans Act! Premium Plus (sortie prévue de la version anglaise à la fin février 2018), car l’information vitale retrouvée dans les tables personnalisées peut maintenant être attachée autant au contact qu’à la compagnie pour une gestion plus intuitive des tables personnalisées.

Mais qu’est-ce que les tables personnalisées?

La technologie des tables personnalisées améliorent le programme Act! de façon significative en permettant un meilleur suivi des données transactionnelles d’une façon que Act! ne peut pas traditionnellement le faire, permettant d’enregistrer un nombre illimité d’informations sous un contact, une société ou une opportunité unique. (cliquer ICI pour en apprendre plus sur les tables personnalisées)  Quelques exemples pratiques de l’utilisation des tables personnalisées sont :  suivi des contrats, propositions, achats de produits, hypothèques, polices d’assurances, tickets de service, véhicules, etc… le tout attaché à un contact.

Sans grande surprise, la fonctionnalité des sociétés dans Act! peut tout autant rehausser l’utilisation des tables personnalisées.  Traditionnellement sauvegardés sous les contacts, les enregistrements des tables personnalisées des contacts peuvent être configurés pour attacher automatiquement les tables personnalisées à leur société, afin de simplifier la navigation.  Imaginez par exemple d’avoir à confirmer si une société a un contrat de service en place avec votre entreprise, et avoir à parcourir l’ensemble des contacts pour trouver cette information.  Il s’agit d’une perte considérable de temps et l’information importante est souvent échappée.  Toutefois, les tables personnalisées peuvent facilement être configurées pour lier l’ensemble des enregistrements liés aux contacts à la société associée, permettant alors aux utilisateurs de naviguer vers la fiche de la société pour retrouver l’ensemble des contrats de service.

Toutefois, comme toute fonctionnalité faisant partie de Act!, si trop d’étapes manuelles sont requises, il se pourrait que les utilisateurs cessent de l’utiliser et c’est le cas pour les liens Contact-Société.  Par exemple, une fois une société créée à partir d’un contact, il n’y a pas de façon de passer les champs du contact à la société.  Si les données du contact sont plus à jour, la mise à jour de la société devra être faite manuellement, ce qui fastidieux et comporte un risque élevé d’erreurs.  Ce flot unidirectionnel de données limite l’utilité de la fonctionnalité de lien de la société, et de notre point de vue, réduit Act! à être un système de gestion de contacts, et non un CRM complet.

Voici d’autres limites de la fonctionnalité de société:

·         Vous ne pouvez pas assigner un contact primaire pour le marketing, et ne pouvez pas assigner un compte primaire.

·         Les enregistrements des clients tendent à être créés uniquement au niveau du contact car les utilisateurs ne savent pas toujours si d’autres employés de la société seront créés plus tard.  Il ne semple pas naturel de créer une société avec un seul contact, s’il n’y a pas d’autre raison de le faire.

·         Sans société liée, toute table personnalisée créée au niveau du contact y demeurera.

·         Vous ne pouvez pas faire de publipostage avec la table des compagnies.

·         La fonctionnalité de création automatique de sociétés apparue avec Act! v16 créé des sociétés sans peupler les champs liés, rendant l’écart entre les champs de la société et des contacts liés encore plus prononcé.

·         Si vous créez une société à partir d’un contact ayant des tables personnalisés, les tables personnalisées ne sont pas automatiquement liées à la société.

Primary Contact Plus
C’est pour ces raisons que nous avons créé “PrimaryContact Plus”. Conçu initialement pour notre usage interne, Primary Contact Plus a permis à notre équipe de forcer les mises à jour du contact vers société, et s’assurer qu’un seul contact primaire soit sélectionné pour chaque société.

Comme vous l’avez peut-être deviné, nous avons rapidement réalisé le potentiel commercial de ce produit, comme Primary Contact Plus résout un bon nombre de problèmes pour les utilisateurs de Act!.  Après l’installation, PC+ permet aux utilisateurs de sélectionner n’importe quel contact primaire au sein d’une société, pousser les champs de contact vers le haut aux champs liés de la société, et vers le bas vers les autres contacts liés à cette société.

Voici les fonctionnalités réalisées par PC+ en une étape :

·         Relier un contact a une société ou en créer une nouvelle automatiquement.

·         Une fois lié, PC+ demande à l’utilisateur s’il veut pousser les détails du contact vers la société, et lier toute table sous ce contact à la société.

·         Une fois les données des champs poussés à la société, PC+ demande à l’utilisateur s’il veut mettre à jour les autres contacts liés à cette société.

·         Une fois cette étape complétée, PC+ analyse les contacts liés de la société, désélectionne tous les autres qui auraient pu être identifiés comme contact primaire, et assigne en exclusivité le nouveau contact primaire.

·         Pendant la dernière étape, PC+ récupère l’ensemble des tables attachées à la société et les lie au nouveau contact primaire.

Primary Contact Plus réduit un bon nombre d’étapes fastidieuses à une seule, et permet aux utilisateurs de travailler de façon efficace au niveau des contacts dans leur base de données, là où ils se sentent le plus à l’aise, sans limiter les avantages du lien de société.

De plus, comme il créé un lien vers une société existante ou créé une nouvelle société en une étape, toute table retrouvée sous le contact primaire se retrouve automatiquement liée à la société.  Avec PC+, vous pouvez passer du contact à la société en conservant une uniformité jusqu’alors inégalée, en toute simplicité.

Primary Contact Plus est essentiel pour ceux qui utilisent beaucoup la table des sociétés, et pour ceux qui désirent gérer leurs tables personnalisées, et conserver leurs contacts et sociétés à jour.