Planifier une formation en ligne peut être une tâche difficile, mais avec quelques conseils et outils, vous pouvez en faire un succès. Voici quelques conseils utiles pour vous aider  :

• Fixez des objectifs clairs dès le départ. Avant de commencer à planifier votre événement de formation en ligne, vous devez définir ce que vous souhaitez atteindre, qui est votre public cible et comment vous mesurerez votre succès. Des objectifs clairs vous aideront à concevoir votre contenu, à choisir votre plateforme et à promouvoir efficacement votre événement
• Choisissez la bonne plateforme pour organiser votre événement. De nombreuses plateformes sont disponibles pour organiser des formations en ligne, comme Zoom, Webex, GoToWebinar/Meeting ou Microsoft Teams. Vous devez choisir une plateforme qui convient à vos besoins, votre budget et votre public. Certains des facteurs à considérer sont le nombre de participants, le niveau d’interactivité, les fonctionnalités, la sécurité et la fiabilité de la plateforme. Nous avons développé Link2events afin que nous puissions obtenir tous les services de webinaires inclus avec les services plus coûteux, mais pris en charge par les plateformes de réunion. Nous recommandons de modifier vos paramètres à l’avance pour réduire l’utilisation de la webcam, mettre en silence les micros ouverts et empêcher les participants de voir d’autres personnes présentes.
• Ne distribuez pas les liens de participation à l’avance. L’une des erreurs courantes commises par les organisateurs est de distribuer le lien de participation à l’événement afin que les gens n’aient pas à s’inscrire. Cette erreur rend impossible d’anticiper les présences et de planifier les ressources requises.
• Choisissez le meilleur moment pour votre événement. Vous devez tenir compte des fuseaux horaires, de la disponibilité et des préférences de vos participants lors de la planification de votre événement de formation en ligne. Les entreprises locales qui ciblent un public dans leur fuseau horaire ont moins à considérer ici, mais si votre public est de plusieurs provinces/pays, choisissez une heure en début d’après-midi qui convient à tout le monde. Vous pouvez également proposer plusieurs sessions ou enregistrements pour ceux qui ne peuvent pas assister en direct.
• Faites la promotion de votre événement. Vous devez créer une stratégie de marketing pour attirer et inscrire des participants à votre événement de formation en ligne. Vous pouvez utiliser les courriels, les réseaux sociaux, les blogs ou les sites Web, pour faire l’annonce de votre événement. Un conseil pratique est de combiner les fonctionnalités de Link2events et d’Act! Marketing Automation (AMA), où tous les participants sont ajoutés à un groupe dans Act! , puis vous pouvez configurer ce groupe dans votre AMA pour éviter d’envoyer des courriels à ceux qui se sont déjà inscrits.
• Élaborez une stratégie claire et précise. Vous devez planifier à l’avance le contenu et la structure de votre événement de formation en ligne. Vous devez déterminer des sujets, des intervenants, des formats et des durées de vos sessions. Vous devez créer un processus clair qui décrit les objectifs d’apprentissage, les points principaux et les résultats attendus de chaque session. Vous devez partager votre agenda avec vos participants et intervenants avant l’événement.
• Trouvez un modérateur d’événement. Vous devez avoir des modérateurs pour faciliter votre événement de formation en ligne et s’assurer que tout se passe bien. Les modérateurs peuvent présenter les intervenants, gérer les questions et réponses, surveiller les commentaires et les conversations (chat), résoudre les problèmes techniques et maintenir l’événement sur la bonne voie et à l’heure.
• Engagez votre public. Vous devez garder vos participants intéressés et impliqués tout au long de votre événement. Vous pouvez utiliser diverses techniques, telles que les quiz, les questionnaires, les sondages, les salles de discussion ou le chat en direct, pour interagir avec votre public et obtenir leurs commentaires. Ces techniques sont particulièrement importantes pour les événements d’une journée, mais peuvent ne pas être nécessaires pour les webinaires plus courts.
• Soyez prêts à résoudre les problèmes. Vous devez être prêt à faire face à tout problème potentiel qui pourrait survenir lors de votre formation en ligne, comme des pannes d’Internet, des problèmes audio ou vidéo ou des problèmes de plateforme. Vous devez tester votre équipement, votre plateforme et votre contenu avant l’événement. Vous devez disposer d’un plan B et d’une équipe de support en cas de problème. Il faut communiquer avec les participants et intervenants sur ce qu’il faut faire en cas d’urgence. Surtout, restez calme si des problèmes techniques surviennent.
• Rendez votre événement amusant et agréable. Vous devez rendre votre formation en ligne amusante et mémorable pour vos participants. Vous pouvez utiliser l’humour, la narration, les visuels ou la musique pour rendre votre contenu plus engageant et divertissant. Vous pouvez également créer une atmosphère positive et favorable en encourageant la participation, l’appréciation et la reconnaissance.

Utiliser des outils comme Link2events, Act! Marketing Automation, des services de réunion en ligne et une bonne stratégie de marketing peuvent vous aider à promouvoir votre événement, augmenter la participation, réduire les coûts et les efforts et générer un excellent retour sur investissement.